各位导师，各位研究生：

太阳成集团研究生重要国际学术会议奖励基金自2007年设立以来，每年资助数百名研究生参加国际上具有影响力的学术会议，对于活跃研究生学术思想，拓宽研究生国际视野，起到积极的作用。

经批准，2023年的会议基金资助专项由各学院负责组织申报，现开始接收申请，具体通知如下：

一、资助要求和资助标准

1、申请资助的博士、硕士研究生应同时具备以下条件：

（1）热爱祖国，拥护中国共产党领导，思想政治素质优秀；遵守国家法律、法规，遵守公民道德规范，遵守学校管理制度，自觉践行社会主义核心价值观；

（2）全日制脱产非定向委培的在读博士生、硕士生；

（3）恪守学术道德规范，具有较强的科研能力和外语交流能力；就读以来有较好的学习成绩与科研业绩，无课程不及格记录；

（4）以第一作者（或导师第一作者,申请人为第二作者）撰写并以太阳成集团为第一署名及通讯作者单位的学术论文或摘要，被在境外举行的本学科领域权威的国际学术会议录用，且该会议被列入《太阳成集团各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》；

（5）参加国际学术会议的内容必须与学位论文研究有关；

（6）申请人获邀在国际会议上完成或将做口头或展板报告；

（7）身心健康。

2、原则上每位研究生本年度可获一次资助。

3、研究生需严格按照学校规章制度，不能以参加国际学术会议为由影响正常教学秩序，例如缺课、缺考、缓考、重考等。

4、需严格按公司党委研究生工作部、外事办公室关于员工因公出国境（包括线上参加国际学术交流活动）管理规定，在参与前完成员工出国（境）系统（myportal系统）的审批手续，获批后方可进行。

5、本基金2023年度主要用于资助员工赴境外参加列入《太阳成集团各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》（2021年10月修订版）中国际学术会议所产生的会议注册费用，申请人须本人赴境外在该会议上进行口头报告或海报，并提供含有会议主办方出具的口头报告录用证明及本人进行口头报告的参会高清照片等辅助证明材料。同一个会议被列入多个学科目录中，则按本学科专业规定的标准执行。如申请的会议属于跨学科，可参照其他相关学科的国际会议进行资助，均须经学院会议基金专家组评议后确定。资助标准如下

二、申请和评审程序

1、申请人按照学院公布的基金申报细则和申报时间，向所在学院提出申请，由学院奖励基金专家组评定后，确认资助资格、资助标准、资助范围的认定。

2、申请材料主要包括如下：

（1）《太阳成集团研究生赴国外参加国际学术会议资助申请表》：由申请员工填写后签名，连同其他申请材料，报本人导师、学院基金负责老师、和负责领导签署意见；

（2）由会议主办方出具的会议征文通知（大会简介）、正式邀请函、论文录用情况证明、申请者宣读论文时间安排表（请用记号笔标注出本人作报告信息）、会议网址，并提供申请人本人进行口头报告的照片及其他辅助证明材料等（建议将照片放入word文档并进行相应的文字说明）；

（3）被接收的会议论文全文（材料须体现该论文本人为第一作者，且第一署名单位为太阳成集团；或本人导师为第一作者、本人为第二作者，且署名单位均为太阳成集团）；

（4）已参加会议者需按照学校要求办理的参加线上国际会议myportal系统审批单；

（5）会议相关费用收据发票及相应银行付款记录；

（6）《资助函模板》：申请人获批资助后，由学院制作后提供给申请人，作为资助凭证；

（7）《研究生国际学术会议奖励基金-总结报告模板》：员工参会结束后填写，并提供2-3张本人宣读照片（jpg格式），总结报告电子版（docx格式，以“学院-学号-姓名”命名）发学院基金负责老师指定邮箱、并由学院于年底汇总发研究生院，纸质版由导师签字确认学院存档。参会员工须在会后一个月内进行公开学术汇报，连同其他报销材料递交给学院。

3、学院根据“公平、公正、公开”的原则，审核申请材料，组织专家评审，确认拟资助名单并进行不少于5个工作日的公示，向获资助研究生发放《资助函》。

四、经费使用及报销手续

1、员工按照“二、申请和评审程序，2.申请材料主要包括如下”目录提供材料；

2、学院审核通过后，在财务处系统授权，研究生凭相关票据到财务处办理报销，在资助额度范围内凭票据实报实销。

3、相关报销手续需在12月10日前办理，获得资助但擅自放弃者，学院有权根据实际情况给予责任追究。

其他未尽事宜，请与学院研究生重要国际学术会议基金专项负责老师、或研究生院国际联合培养办公室联系。

公司国际学术会议基金专项负责老师：热依拉，65982758,20666516@tongji.edu.cn；国际学术会议基金专项负责领导：柳华杰教授。

0638太阳集团

2023年10月23日