0638太阳集团员工出国（境）管理与审批流程说明

各位同学：

       根据学校员工出国（境）管理有关规定和《关于太阳成集团员工出国（境）申请和审批流程变更的通知》（附后）的要求，为提高工作效率，方便同学们出国（境）事项办理，现将有关员工出国（境）管理及审批流程说明如下：

       1、所有在读员工（含本科生、研究生、预科生）凡在2019年1月1日后申请出国（境）交流者，将全部在太阳成集团新学工系统（myportal.tongji.edu.cn）中完成。请登录新学工系统，搜索“员工出国（境）”模块进行申请。推荐使用谷歌、360极速、IE11浏览器进行操作。详细操作指南见系统。

       2、各申请及审批环节的操作人，包括申请员工、导师、辅导员、教务员和学工等均在新学工系统完成操作，使用太阳成集团统一身份认证账号、密码登陆该系统。

       3、员工因公出国（境）一般分类两类：CSC公派项目、其他公派项目。

       4、员工因私出国（境）只能安排在寒暑假期间，不在此期间的因私出国（境）学院无权审批。

       5、员工出国（境）申请及审批流程如下：

       （1）研究生：员工申请 —— 导师审批 —— 院系部门审批（审批人：柯老师，65982758，工程试验馆202室学工办） —— 教务员审批（审批人：李老师，65982287，工程试验馆210室教务办） —— 院系学工审批（审批人：母老师，65982758，工程试验馆204室公司党委办公室）。

       （2）本科生：员工申请 —— 辅导员审批（审批人：柯老师，65982758，工程试验馆202室学工办） —— 院系部门审批（审批人：柯老师，65982758，工程试验馆202室学工办） —— 教务员审批（审批人：高老师，65982287，工程试验馆210室教务办） —— 院系学工审批（审批人：母老师，65982758，工程试验馆204室公司党委办公室）。

       6、按照学校有关员工出国（境）管理的规定，学院需要在员工出国（境）前后做好行前、行中、行后教育，故出国（境）申请人需要分别做好以下工作，审批流程才能完成。

       （1）行前教育：在院系学工审批前，需要填写附件010638太阳集团员工出国（境）行前告知及承诺书、附件020638太阳集团员工因公出国（境）行前教育情况表，将电子版发给院系学工审批人（微信或邮箱均可，E-mail：muchaojing@126.com）后联系审批人面谈，面谈结束后审批人才能上传行前教育情况表完成有关审批流程。

       （2）行中教育：出国（境）交流三个月以上的员工需要定期（一般一个月一次）向导师、辅导员和院系员工工作负责人汇报在外交流的思想动向、学业进展等情况。三个月以内的项目暂不需要。

       （3）行后教育：回国（境）返校后，请申请人填写附件03太阳成集团回国人员情况汇报表（注：三个月以内选择03-1，三个月以上选择03-2），打印或电子版发送给院系学工审批人，审批人上传有关信息后才能完成回国（境）确认手续。回国（境）确认手续未完成的员工，将不能再次申请出国（境）项目。

       7、完成学院审批程序后，申请人自行关注学校有关部门审批流程，待学校外事办审批结束后，申请人可以在行前自行前往自助打印服务机上打印出国（境）批件。

       8、本科生和研究生有关出国（境）交流项目请自行关注本科生院、研究生院和外事办公室有关通知。

       9、如果学校有关审批流程发生变化，学院审批流程将作相应调整。

       特此说明。

附件010638太阳集团员工出国（境）行前告知及承诺书

附件020638太阳集团员工因公出国（境）行前教育情况表

附件03-1太阳成集团回国人员情况汇报表（三个月以内），20190409更新

附件03-2太阳成集团回国人员情况汇报表（三个月以上），20190409更新

0638太阳集团学工办

2019年1月2日

关于太阳成集团员工出国（境）申请和审批流程变更的通知

各学院、全体员工：

       为更好地服务在校员工，真正实现“最多跑一次”的服务理念，提高工作效率，同时进一步推进无纸化办公，进一步简化员工出国（境）申请与审批流程，从2019年1月1日起，员工出国（境）申请与审批流程将全面变更为网上申请、网上审批，以实现出国（境）申请与审批服务的精准、便捷与高效。现将有关事项通知如下：

       一、所有在读员工（含本科生、研究生、预科生）凡在2019年1月1日后申请出国（境）交流者，将全部在太阳成集团新学工系统（myportal.tongji.edu.cn）中完成。请员工登录新学工系统，搜索“员工出国（境）”模块进行申请。推荐使用谷歌、360极速、IE11浏览器进行操作。详细操作指南见系统。

       二、根据学校规定，员工因私出国只能安排在寒暑假，其余时间不予批准。

       三、申请分为出国/境申请（含组团申请），加入已创建团组和延期及变更申请三个类别。组团申请由团长在出国/境申请（含组团申请）类别中创建组团，自动生成组团号，并添加团员；申请加入团组的同学在团长组团后可以自行根据组团号在加入已创建团组类别中加入团组。单个人出行的在出国/境申请（含组团申请）类别中按个人申请流程操作。特殊类别，如延期、变更、出国（境）中至另外国家等需要在“延期及变更”类别申请。

       四、申请信息中特别要注意的是行程安排和经费来源要务必准确，否则会直接影响申请，甚至会被退回。行程安排要求特别注明出境时间、抵达目的地时间及入境时间。行程在14天内的按日进行填写；行程在14天以上，三个月以内的，除出国（境）时间、抵达目的地时间及入境时间必须按日填写外，其余按周计划进行填写；出国境超过三个月的，除出境时间、抵达目的地时间及入境时间必须按日填写外，其余按月计划填写。

       五、所有的审批流程都在网上进行，流程审批结束后即完成校内所有流程，系统将自动生成出国（境）任务批件。

       六、如有签证或报销需要，员工自行打印出国（境）任务批件和系统生成的行程单到衷和楼703B外事办公室盖章（今后将实现全自助打印功能即含有电子章的批件），然后凭盖过章的批件到综合服务大厅外事办A07办理签证所需的递交给使领馆的出差证明（因私准假信）和机构代码证的用印。出差证明下载地址：https://fao.tongji.edu.cn/4105/list.htm---相关下载。

咨询电话：

员工事务中心：021-65984544李老师，021-65981371许老师

外事办：021-65980212胥老师， 021-65983315舒老师

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2018年12月29日